Alcuni giorni fa abbiamo avuto il piacere di trovare il nome di Lorenzo Cavalieri in un articolo di Repubblica https://www.repubblica.it/economia/2023/01/05/news/lavoro_stop_riunioni-382198682/ in cui si raccontava come alcune importanti e innovative aziende stanno cercando di ridurre il numero delle riunioni.
Abbiamo notato che l’argomento suscita molto interesse e allora riprendiamo i passaggi essenziali di un articolo di Lorenzo Cavalieri sul tema, pubblicato alcuni anni fa dal Sole 24ore:
“La riunione, essendo la quintessenza della vita sociale in ufficio, finisce con l’avere le stesse regole delle feste tra amici: 1) più siamo meglio è; 2) non invitare significa mancare di rispetto; 3) non aderire ad un invito significa snobbare. Con una cultura del lavoro di questo tipo si afferma un meccanismo perverso per cui partecipare a riunioni significa sostanzialmente essere “riconosciuti” dagli altri. L’invito a una riunione equivale alla legittimazione del proprio ruolo e del proprio valore. E siccome nessuno vuole negare ruolo e valore a nessuno, eccoci tutti a rotolare nei corridoi tra un meeting e un altro. Quando ci lamentiamo per questo eccesso di riunioni chiediamoci come ci sentiremmo se trovassimo il lunedì mattina l’agenda settimanale desolatamente priva di convocazioni. Presumibilmente ci sentiremmo meno cercati, meno importanti. Non è un caso che una delle confessioni comuni di chi racconta il mobbing subìto in ufficio sia: «Hanno addirittura smesso di chiamarmi alle riunioni».
Rimedi? Ecco qualche suggerimento pratico:
1) Adottiamo una regola ferrea quanto semplice: se abbiamo dubbi sull’opportunità di invitare alla prossima riunione il collega Tizio, non invitiamolo, sic et simpliciter. Ci sarà sempre tempo per rimediare nel caso la scelta si riveli sbagliata.
2) Definiamo il costo economico della riunione che stiamo per convocare: moltiplichiamo il valore dello stipendio orario di ciascun partecipante per la durata del meeting. Scopriremo che partecipiamo tutte le settimane a riunioni di dubbia utilità che costano all’azienda decine di migliaia di euro ciascuna.
3)Diamo l’esempio con una riunione “alla Steve Jobs”: chiudiamo la porta e cominciamo un minuto prima dell’orario di convocazione. Interrompiamo la riunione un minuto prima dell’orario di chiusura previsto, a prescindere dal risultato conseguito. Può darsi che inizialmente questo atteggiamento generi frustrazione, ma il messaggio arriverà forte e chiaro: il tempo di tutti è una risorsa scarsa e preziosa. Tutti lo devono usare con rispetto.
E le riunioni online? Lorenzo Cavalieri ha scritto di questo tema con Maria Teresa Zanola, dell’Università Cattolica di Milano. Ecco il link al volume edito nel 2020 da Vita e Pensiero https://www.vitaepensiero.it/scheda-ebook/maria-teresa-zanola-lorenzo-cavalieri/linguaggi-e-soft-skills-per-comunicare-a-distanza-9788834344453-370413.html